Befindet sich ein Unternehmen in der glücklichen Lage und verfügt über viele altgediente und vor allem erfahrene Mitarbeiter, so steht ihm auch ein bedeutender Vorrat an Erfahrung und hochspezialisiertem Wissen zur Verfügung. Leider ist diese Erfahrung und das unschätzbare Wissen häufig weder ausreichend dokumentiert noch Bestandteil von „lessons learned“ Prozessen im Unternehmen. Auch bei der Aus- und Weiterbildung von Auszubildenden oder neuen Mitarbeitern bleiben diese Ressourcen meist auf der Strecke. Wechseln Schlüsselmitarbeiter dann das Unternhemen oder treten Ihren wohlverdienten Ruhestand an, so hinterlassen sie oft eine große Lücke, die nur durch erneutes Lernen aus Fehlern wieder mühsam und kostspielig geschlossen werden kann.

Wissen muss kontinuierlich bewahrt und dokumentiert werden

Dabei können Unternehmen und Fachabteilungen hier ganz individuell und kreativ vorgehen und für sich optimale Lösungsansätze für dieses Problem finden. Auch die beste Anleitung etwas zu tun, kann Unerfahrenheit und Ungeübtheit nicht ersetzen! So gilt es zunächst all die kleinen, wichtigen Informationsbruchstücke zusammenzutragen, die sonst nirgends verzeichnet sind oder niedergeschreiben werden. Hierfür kann in der Regel ganz leicht eine Plattform geschaffen werden; diese muss unkompliziert sein und jederzeit von allen Mitarbeitern ergänzt und erweitert werden können.

Konservierung von Wissen mit dem Lerntagebuch

Als hervorragendes Beispiel dient das Lerntagebuch mit seiner einfachen Vorgehensweise. Sobald einem Mitarbeiter der Gedanke kommt, „diese kleine Besonderheit weiß nur ich“ oder „ich weiss das, durch meine Erfahrung mit dem Prozess oder der Maschine“ und dieser besondere Kniff zum Gelingen unverzichtbar ist, wird eben jene besondere Vorgehensweise niedergeschrieben. Vor allem in Zeiten geringer Auslastung, wenn Projekte stehen oder mit dem nötigen Abstand aus dem Homeoffice, finden sich Gelegenheiten um die eigenen Erfahrungswerte kurz zu dokumentieren und damit für das Unternehmen zu bewahren.

Um Wissen zu konservieren, reicht es selbstverstädnlich aus, dieses auf Papier festzuhalten. Papier ist zwar geduldig, PDF Dateien sind aber durchsuchbar! Somit ist der nächste logische Schritt, die Aufschriebe in digitaler Form zu haben und in einem gemeinsam genutzten Verzeichnis abzulegen.

Weiterentwicklung der Methode

Aber ein Tagebuch erfüllt auch noch weitere Funktionen. Es dient auch dazu, die täglichen Gedanken und Geistesblitze aufzuschreiben, die ansonsten schnell wieder in Vergessenheit geraten. Auch Misstände, Verbesserungsideen, Eindrücke von Rundgängen, etc. können in einem Protokoll festgehalten werden. So wird aus einem Tagebuch schnell ein vielseitiges SMARTbook. Unterwirft man die Aufschriebe nun einer standardisierten Form und versieht die jeweiligen Themen mit einer Taxonimie, d.h. man ordnet den jeweiligen Themen Begriffe und Kategorien zu, so wird daraus schnell eine effektive Datenbank oder besser ein fundierter Wissensspeicher.

Dieser Wissensspeicher kann jederzeit verwendet werden um gezielt Arbeits- und Verfahrensanweisungen zu optimieren, Themen für Verbesserungsprojekte aufzugreifen, Maßnahmen in FMEAs zu definieren und vieles weitere mehr.

Beispiel SMARTbook

Beispiel einer Seite aus dem SMARTbook; werden diese Aufschriebe als PDF Dateien gespeichert, können jederzeit alle relevanten Beiträge zu einem Thema, einer Kategorie über Suchfunktionen ausgewertet werden.