In 5 Schritten zum Ideenmanagement

In den Grundzügen ist Ideenmanagement vergleichbar mit dem bekannten Vorschlagswesen. Mitarbeiter reichen Vorschläge ein, die Kosten für Unternehmen senken können. Vorteile für Unternehmen können aus den eingereichten Vorschlägen allerdings nur entstehen, wenn diese sinnvoll umgesetzt werden.

Die Verbesserung von Produkte (Qualitätsmanagement) hat oft Vorrang vor Kostensenkung. Durch viele, kleine Verbesserungsvorschläge schaffen Unternehmen einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Hat ein Mitarbeiter das Gefühl, seine Ideen einbringen zu können, wird er mehr Engagement zeigen.

Wenn Führungskräfte der Meinung sind, dass die Ideen ihrer Mitarbeiter eine lohnenswerte Verbesserung darstellen, sollten sie nicht zögern. Sie sollten vielmehr herausfinden, wie im Unternehmen bisher mit Verbesserungsvorschlägen umgegangen wurde und wie die Führungskräfte in Zukunft die Potenziale von Vorschlägen besser nutzen könnten.

Folgende 5 Schritte sind geeignet, um zu einem Ideenmanagement zu gelangen:

Schritt 1: Die Bestandsaufnahme

• Wurden im letzten Jahr Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern gemacht?

• Wie wurde bisher mit Verbesserungsvorschlägen umgegangen?

• Durch welchen Ansprechpartner werden die Ideen geprüft?

• Wer entscheidet über die Umsetzung der Ideen?

• Werden gute Ideen prämiert?

• Ist die Prämierung fair und transparent?

• Wie viele Ideen haben Mitarbeiter bisher einbringen wollen? Sind die Mitarbeiter zufrieden mit der Anerkennung ihrer Vorschläge?

Je mehr sich die Führungskraft für ein geregeltes Ideenmanagement engagiert, desto mehr Mitarbeiter werden sich ebenfalls dafür begeistern lassen!

Schritt 2: Strukturen im Ideenmanagement

Gutes Ideenmanagement ist vor allem gut organisiert: Wenn Unternehmen / die Führungskraft das Wissen in den Köpfen ihrer Mitarbeiter wirklich nutzen wollen, darf es auf dem Weg zu ihnen nicht verloren gehen. Mit einem gut durchdachten System lässt sich das vermeiden. Es gibt 3 Modelle, die sich besonders bewährt haben:

Das dezentrale Modell: Das dezentrale Modell ist die direkteste und einfachste Lösung. Die Führungskraft übernimmt einfach selbst das Ideenmanagement. Sie entscheidet unmittelbar über die Vorschläge der Mitarbeiter. Das Resultat ist ein sehr schlanker, kostengünstiger und dezentraler Prozess. Allerdings können Führungskräfte in diesem Modell auch zu „einsamen“ Entscheidungen neigen. Dieses Verfahren birgt außerdem die Gefahr, dass Kommunikationsmängel zwischen Mitarbeitern und Führungskräften ein ernsthaftes Engagement der Mitarbeiter verhindern.

Der zentrale Ablauf: Der zentrale Ablauf ist der „Klassiker“ des Ideenmanagements. Vorschläge werden an einer zentralen Stelle gesammelt. Eine Führungskraft, die als so genannter Ideenmanager fungiert, nimmt alle Verbesserungsvorschläge entgegen und prüft sie auf ihre Umsetzbarkeit. Er bietet den Mitarbeitern auch Hilfe und Unterstützung bei der Ausformulierung ihrer Ideen. Der Ideenmanager reicht die Vorschläge dann an die „Entscheider“ der jeweiligen Fachbereiche weiter, die sich um die Umsetzung kümmern. Die Entscheider, meist ausgebildete Führungskräfte der jeweiligen Fachbereiche, verfügen über das nötige Fachwissen und das Budget ihrer Abteilung.

Das teilzentrale Modell: In jeder Abteilung werden zusätzlich so genannte „Koordinatoren“ ausgebildet. Sie nehmen die Vorschläge der Mitarbeiter direkt entgegen, um sie vorzuprüfen. Durch dieses Verfahren können unsachliche oder illusorische Vorschläge direkt herausgefiltert werden. Der Koordinator kann Vorschläge allerdings nur grob prüfen und bewerten. Je nachdem, welche Kompetenzen dem Koordinator übertragen werden, kann er Vorschläge auch direkt prämieren. Der Antragsteller bekommt so seine Prämie ohne viel Papierarbeit. Die endgültige Entscheidung liegt jedoch bei der Ideenmanagement-Zentrale. Ein Nachteil dieses Modells ist der höhere Aufwand: Jeder Vorschlag durchläuft verschiedene Instanzen, das kostet Zeit. Außerdem besteht die Gefahr, dass der Koordinator gute Vorschläge (vielleicht auch wegen persönlicher Differenzen) vorschnell ablehnt. Das teilzentrale Modell hat den Vorteil, den geringen bürokratischen Aufwand des dezentralen Modells mit der gewissenhaften Prüfung des zentralen Ablaufs zu verbinden.

Welches Verfahren für ein konkretes Unternehmen geeignet ist, hängt stark von dessen Größe ab. Ebenso wichtig ist, wie stark Hierarchien ausgeprägt sind. In kleinen und mittleren Unternehmen sollte ein „schlankes Modell“ vorgezogen werden, um unnötige Bürokratie zu vermeiden. Sie sollten in diesem Fall das dezentrale Modell einführen. In größeren Unternehmen bzw. Konzernen kann ein zentrales oder teilzentrales Modell von Vorteil sein, um Chaos zu vermeiden.

Führungskräfte sollten auf jeden Fall zusammen mit ihrem Betriebsrat die Regeln für das Ideenmanagement aufstellen und sich für eine der drei oben beschriebenen Formen entscheiden sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile genau abwägen.

Da Ideenmanagement nach festen Regeln funktioniert, sollten Unternehmen einen oder mehrere Verantwortliche bestimmen. Diese Mitarbeiter übernehmen dann den praktischen Teil. Sie nehmen die Vorschläge der Mitarbeiter entgegen, prüfen sie und leiten sie anschließend weiter. Manchmal sind sie auch direkt die „Entscheider“ und kümmern sich um die Realisierung der Vorschläge.

Unternehmen sollten hierzu möglichst eine Person einsetzen, die sowohl das Vertrauen der Führungskräfte als auch das der Mitarbeiter genießt. Die Stelle sollte möglichst mit einer Führungskraft besetzt werden.

Schritt 3: Bearbeitung der Vorschläge

Unternehmen legen dann nach der Wahl des Modells fest, wie die Vorschläge bearbeitet werden und welche Formalitäten und Regeln es zu beachten gibt. Was mit eingereichten Vorschlägen passiert, können Unternehmen in ihrer Betriebsvereinbarung z. B. so regeln:

• Begutachtung: Der Verbesserungsvorschlag wird der fachlich zuständigen Führungskraft zur Begutachtung übergeben. Innerhalb von 14 Tagen legt diese ihre Stellungnahme für Annahme oder Ablehnung des Vorschlags der Ideenmanagement-Zentrale vor.

• Entscheidung: Die Kommission entscheidet über die Annahme oder Ablehnung des Verbesserungsvorschlags. Voraussetzung für die Annahme ist eine einstimmige Entscheidung.

• Bekanntgabe der Entscheidung: Ist ein Vorschlag angenommen und prämiert worden, erhält der Einreicher eine Urkunde. Die Durchschrift der Urkunde wird zur Personalakte genommen. Einsendern nicht prämierter bzw. umgesetzter Vorschläge werden die Ablehnungsgründe vom Ideenmanagement-Beauftragten mitgeteilt.

Schritt 4: Die Prämierung

Besonders bei der Prämierung des Vorschlags sollten Unternehmen ein einheitliches Schema verfolgen. Unternehmen sollen hier vor allem zwischen Vorschlägen, deren Nutzen direkt messbar ist, und Vorschlägen, deren Nutzen sich erst längerfristig abschätzen lässt, entscheiden. Unternehmen können sich an dem nachfolgenden Beispiel orientieren.

• Vorschläge mit direkt nachweisbarem Nutzen (z. B. Einsparung an Lohnkosten, Materialkosten, Energie), die ohne weiteres in die Praxis umgesetzt werden können:

  • 25 % des finanziellen Nutzens im ersten Jahr der Verwirklichung

• Die Verbesserung ist von indirektem Nutzen (z. B. Vorschläge zur Arbeitssicherheit oder zum Umweltschutz):

  • Sehr gute Vorschläge: 300 €

  • Gute Vorschläge: 200 €

  • Vorschläge mit mittlerem Wert: 100 €

  • Geringer Wert, jedoch Anwendung: 50 €

Obige Auflistung stellt nur eine Orientierungshilfe dar. Viele Faktoren müssen bei der Höhe der Prämien beachtet werden; die Größe des Unternehmens, der Gewinn an Zeit und Arbeitskraft sollten hier ebenfalls berücksichtigt werden.

Schritt 5: Konsequenzen ermitteln

Wenn Führungskräfte den Erfolg des Ideenmanagements in ihrem Unternehmen bewerten, sollten sie an Faktoren wie Arbeitsklima und Verwaltungskosten denken. Führungskräfte sollten also nach Einrichtung des Ideenmanagements die Folgen (z. B. Einsparungen, Prämienausschüttung) ermitteln und prüfen, welche Vorteile ihnen das neue System bringt.